Comment planifier sa participation à un salon ?

Que vous soyez débutant ou expert en matière de participation à un salon ou congrès, votre succès dépendra grandement de votre préparation à l’événement. Même si vous connaissez déjà votre cible, votre stratégie, ou votre message, une grande partie du travail doit être fait en amont du salon pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés et obtenir un bon retour sur investissement.

Assurez-vous de pouvoir calculer facilement votre retour sur investissement. Si vous avez déjà exposé sur un salon donné, basez-vous sur vos réussites et échecs passés afin de mettre en place des actions pertinentes pour une nouvelle participation. Si vous n’avez jamais exposé sur un événement donné, engagez des recherches. Discutez avec des entreprises ayant déjà exposé sur le salon pour comprendre leurs objectifs et connaître les actions pertinentes à mettre en place pour optimiser votre participation.

De nombreux organisateurs de salons publient un planning afin d’indiquer les étapes clés pour aider les exposants à s’organiser. Ces plannings répertorient toutes les deadlines importantes à prendre en compte, de la date d’ouverture des inscriptions visiteurs à la date et l’horaire limite de démontage de votre stand. Exposer sur un salon peut être complexe. Un détail non pris en compte ou une deadline manquée peut affecter fortement la réussite de votre participation. Si vous décidez de planifier votre salon vous-même, restez concentré sur vos objectifs et sur la gestion de tous les détails marketing, commerciaux, techniques et logistiques.

Ci-dessous un exemple de planning global à suivre pour vous permettre d’optimiser votre participation à un salon ou congrès :

12 mois avant le salon

• Définissez votre budget et votre objectif en terme de retour sur investissement.
• Fixez vous des objectifs stratégiques : génération de leads ? Ventes ? Développement de votre notoriété ? Lancement d’un nouveau produit ? Rencontrer vos clients ? Découvrir des nouveaux potentiels partenaires technologiques ? Trouver des distributeurs ?
• Définissez votre cible visiteur. Les organisateurs ont souvent des informations démographiques et des détails pertinents à propos du visitorat de leurs événements. Sollicitez-les !
• Réservez votre surface d’exposition auprès de l’organisateur le plus tôt possible afin d’obtenir le meilleur emplacement. Faîtes des recherches en amont pour connaître les emplacements les plus fréquentés et déterminer les dimensions du stand qui conviendront le mieux à vos besoins.
• Examinez attentivement tous les contrats et les documents de l’organisateur. Vous pourrez ainsi noter les deadlines de paiement et d’envoi de documents importants (plan de votre stand sur mesure, consignes de sécurité, etc.).
• Commencez à chercher un prestataire pour la conception et la réalisation de votre stand d’exposition. Assurez-vous de bien suivre le planning des éléments à retourner à l’organisateur et que votre prestataire respecte les règles d’architecture de l’événement.
• Si vous envisagez de concevoir un stand sur mesure, vous devez entamer les démarches très en amont. Même si vous souhaitez réutiliser d’anciens éléments d’un stand déjà existant, vous devrez réfléchir à tous les ajustements à mettre en place : ajout de nouveaux modules, modification de votre ancienne signalétique, etc. Plus votre projet de stand d’exposition est complexe plus vous aurez besoin de vous y prendre en avance.

6 mois avant le salon

• Finalisez les éléments de signalétique de votre stand.
• Préparez les supports de communication (plaquettes, goodies, présentations, etc.) dédiés à votre participation à l’événement. Si vous souhaitez distribuer des goodies, commencez dès maintenant à chercher un prestataire.
• Si vous prévoyez de lancer un nouveau produit ou service, assurez-vous qu’il ait été testé et prêt à être commercialisé lors de l’événement.
• Choisissez vos prestataires pour le transport, le montage, le démontage et le stockage de votre stand d’exposition. Assurez que tous vos prestataires soient au courant des deadlines et de leur champ d’intervention.
• Sélectionnez votre équipe commerciale pour le salon.
• Si votre équipe doit porter une tenue spécifique, commandez la dès à présent.
• Réservez les services d’un photographe professionnel afin d’avoir un rendu visuel propre de votre stand d’exposition et de l’événement pour vos communications.
• Si l’événement se déroule à l’étranger, assurez-vous que tous les passeports, visas et autres documents administratifs nécessaires au déplacement de vos équipes soient en règle.
• Si ça n’est pas encore fait, confirmez votre participation à l’événement auprès de l’organisateur.
• Effectuez toutes les réservations transport et hébergement pour l’équipe présente sur le salon.
• Assurez-vous que la conception de votre stand est en cours et que le projet sera livré dans les délais impartis.

2 mois avant le salon

• Assurez-vous que toutes les supports de communication (plaquettes, goodies, présentations, etc.) seront prêts d’ici l’ouverture du salon.
• Sécurisez les aspects logistiques. Validez à nouveaux les deadlines et les détails avec vos prestataires transport, montage/démontage et stockage de votre stand.
• Finalisez et confirmez les conditions de paiement avec vos fournisseurs. Si certains fournisseurs doivent être payé sur site, assurez-vous que vous soyez d’accord sur le mode de paiement (chèque, carte bancaire, espèce, etc.).
• Commencez à communiquer sur votre présence au salon. Envoyez des communiqués de presse et informez vos clients. Pensez à mettre en place une campagne d’emailing dédié à votre présence sur le salon. N’oubliez pas de communiquer sur les réseaux sociaux.
• Renseignez-vous sur vos concurrents présents sur l’événement.
• Contactez vos clients et prospects coeur de cible afin de leur proposer un rendez-vous sur votre stand.
• Assurez-vous que la gestion des notes de frais soient transparentes pour tous les membres de l’équipe salon.
• Proposez une formation rapide à toute l’équipe qui sera présente sur votre stand. L’objectif: vous assurez que l’intégralité de l’équipe salon puisse répondre aux questions des visiteurs. Assurez-vous que chaque membre connaisse vos objectifs et que leurs arguments de vente soient prêts. Un prospect qualifié n’est pas évident à identifier sur un salon; ne rater pas un client potentiel en raison d’un manque de préparation de votre équipe salon !

Jour J

• Le gros du travail est derrière vous. Déployez votre plan d’actions pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
• Veillez au bien être de votre équipe salon et assurez vous qu’elle se restaure et se repose. Exposez sur un salon peut être épuisant et votre équipe est l’ambassadrice de votre marque. Assurez-vous donc qu’elle soit dans les meilleurs conditions pour échanger avec les visiteurs et donner une bonne image de marque de votre entreprise.
• Compilez et sauvegardez toutes les demi-journée les données visiteurs recueillies par vos commerciaux. En cas de perte d’un appareil numérique (tablette, smartphone ou PC) d’un commercial, vous aurez sécurisé les informations qu’il aura récolté.