Prestations techniques et logistiques

Le guide de l’exposant

Les organisateurs de salons et congrès mettent généralement en ligne à disposition des exposants un guide exposant. Il est conçu pour rendre la préparation et la participation à l’événement aussi facile que possible. Il contient généralement :

• La liste des prestataires techniques partenaires de l’événement (audiovisuel, matériel informatique, restauration, décoration florale, service de sécurité, etc.)
• Les éléments concernant la commande des badges exposants ainsi que toutes les informations pour récupérer ces badges et les données qu’ils vous auront permis de récolter
• Les deadlines importantes à respecter (exemples: commandes techniques, validation des plans de votre stand sur mesure, etc.)
• Les bons de commande pour tout module complémentaire sur votre stand – si ce dernier est un stand pré-équipé  (mobilier, moquette, cloison, signalétique, etc.)
• La liste des outils de communication du salon et les offres de sponsoring
• La liste d’établissements hôteliers partenaires avec lesquels l’organisateur à négocier des offres spéciales. Pensez-y pour loger vos équipes à moindre coût.
• Les horaires de montage, démontage, ouverture aux exposants, ouverture aux visiteurs

A noter, la plupart des organisateurs de salons dématérialisent ce guide et vous proposent désormais de vous connecter à l’espace exposant accessible via le site internet de l’événement.

Location du mobilier

A moins que vous prévoyez d’apporter votre propre mobilier sur l’événement, l’organisateur vous proposera de louer du mobilier pour habiller votre stand d’exposition.

Le guide de l’exposant contient généralement toute les offres proposées par l’organisateur. Les organisateurs peuvent fournirent des packages avec différents types de meuble pour votre stand, qu’il soit pré-équipé ou sur mesure. N’hésitez pas à les contacter pour connaître les différentes options.

Les chaises et les tables ne représentent pas l’ensemble du mobilier que l’on peut trouver sur un stand d’exposition. Vous aurez peut-être besoin de comptoirs, rangements, présentoirs, vitrines, corbeilles ou encore porte-manteaux.

Prestations électriques

Lorsque vous exposez sur un salon ou congrès il ne faut pas uniquement prendre en compte l’éclairage de votre stand d’exposition. Il faut aussi penser à l’alimentation électrique d’objets plus anodins comme les machines à café, les ordinateurs portables ou les chargeurs de téléphones. Pour commander l’ensemble des prestations électriques pour votre stand d’exposition consulter le guide l’exposant ou votre espace exposant en ligne.
La mise en place des coffrets électriques sur votre stand ne peut être effectuée que par le personnel autorisé par l’organisateur.

Audiovisuel

Il est toujours plus simple de faire appel à un prestataire spécialisé pour la mise en place des équipements audiovisuels. Non seulement le prestataire aura en stock les équipements dernier cri, il aura également l’habitude de travailler sur le parc d’exposition et connaîtra donc les réglages optimums à mettre en place. Les équipements audiovisuels proposés dans le guide de l’exposant sont souvent loués avec installation et assurance. Si vous avez des besoins spécifiques, n’oubliez pas de provisionner la présence d’un technicien pendant l’événement. Ce dernier pourra intervenir si vous avez le moindre problème avec votre matériel audiovisuel.

Internet et téléphonie

La plupart des parcs d’exposition sont équipés en connection Wi-Fi et / ou un système permettant d’obtenir une connexion internet en filaire. Dans certains cas, cette prestation est incluse dans votre participation, dans d’autres, ça n’est pas le cas. Renseignez-vous auprès de l’organisateur avant l’événement. Cette prestation peut coûter assez cher sur certains parcs d’exposition.

La plupart des organisateurs prendront en charge la bonne réception cellulaire. Sur les grands salons internationaux qui attire plusieurs centaines de milliers de visiteurs, il est possible que vous ayez besoin d’un accès alternatif ou fixe.

Vous trouverez toutes les informations relatives à internet et la téléphonie dans le guide exposant.

Déchets, eau et autres fluides

Généralement l’organisateur s’occupe de la gestion des déchets sur l’ensemble de la manifestation. Il mettra à votre disposition des poubelles qui seront ramassés plusieurs fois par jour par le personnel dédié. Si vous avez besoin d’une arrivée d’eau (ou autre fluide) sur votre stand d’exposition, votre standiste sera à même de les installer. Il faudra prévoir en amont les sorties de fluides sur votre stand et en informer l’organisateur. Ces éléments sont généralement communiqués lorsque vous envoyez votre projet de stand à l’organisateur pour validation.

A noter : si vous avez besoin de fluides sur votre stand, votre standiste sera très certainement amené à construire un plancher technique pour dissimuler les canalisations et réseaux.

La majorité de vos demandes seront prises en compte de manière précise par l’organisateur. Ce dernier vous fournira par exemple un plan détaillé de votre stand indiquant précisément les sorties de fluides.

Si vous faites appel à un traiteur lors du salon, le service nettoyage du salon ne pourra pas assurer le nettoyage de votre stand. Dans ce cadre, pensez à faire appel à un prestataire dédié.

Sécurité et nettoyage sur site

Les stands d’exposition peuvent se salir rapidement. Les organisateurs font appel à des entreprises de nettoyage spécialisées pour les parties communes, mais aussi pour votre stand si vous en faîtes la demande.

Un stand d’exposition est également très vulnérable aux vols. Les accès aux salons après la fermeture visiteurs sont contrôlés et des agents sont présent pour veiller à la sécurité des biens. Néanmoins, la majeure partie des organisateurs et compagnies d’assurance ne seront pas très accommodants en cas de vol sur un stand laissé sans surveillance. Ne laissez jamais sans surveillance vos appareils électroniques (téléphone portable, ordinateur portable, tablette, etc.) sur votre stand. Afin de minimiser les risques de vol, nous vous conseillons de toujours garder vos objets de valeur sur vous ou de les stocker dans une réserve fermée à clé ou d’engager un agent de sécurité sur votre stand.

Pensez à de vérifier les politiques d’assurance de votre entreprise pour les événements professionnels afin de savoir si vous êtes protégé ou si vous devez souscrire à une nouvelle assurance.

Consignes de sécurité

Les consignes de sécurité misent en place par l’organisateur peuvent être contraignantes pour les exposants. Elles sont néanmoins nécessaires pour que l’événement se déroule dans les meilleurs conditions pour l’intégralité des participants

Ces consignes sont souvent détaillées dans le guide de l’exposant. Si vous avez un doute sur un point particulier, n’hésitez pas à contacter l’organisateur directement. L’interlocuteur le plus à même de vous répondre sera souvent la direction technique.

Attention, si votre projet de stand ne respecte pas les consignes de sécurité, l’organisateur est en droit d’annuler votre participation.

Dans le cadre d’un projet de stand sur mesure, veillez à ce que votre standiste respecte la hauteur de construction, les charges au sol et sur cloison ainsi que les accès visiteurs à intégrer sur votre stand.

La législation variant d’un pays à l’autre, certaines pratiques peuvent être tolérées dans un pays et interdites dans un autre. L’organisateur de l’événement sera toujours à votre disposition pour répondre à vos questions sur le sujet.

Montage et démontage

Les jours qui précèdent un salon ou congrès sont appelés les jours de montage. L’organisateur de l’événement communique le planning de montage dans le guide technique de l’événement ou dans le guide exposant. C’est lors du montage que toutes prestations commandées en amont se matérialisent. Vous trouverez dans le planning de montage les créneaux horaires d’accès au hall d’exposition. A noter, le type de stand que vous avez réservé (nu, pré-équipé) ne vous donnera pas accès au montage aux mêmes heures.

Pour la plupart des salons et congrès, le montage se fait un ou deux jours avant l’ouverture aux visiteurs. Pour les grands salons internationaux accueillant plusieurs milliers d’exposants, le montage peut durer jusqu’à plusieurs semaines.

Le démontage est également encadré par des règles et un planning strict. Vos prestataires devront suivre les règles fixées par l’organisateur, quelque soit la taille de votre stand et vos impératifs. Attention, les organisateurs de salons et congrès sont stricts sur les règles de montage et démontage, soyez donc attentif aux indications communiquées.