Organisation et agencement de votre stand

Du transport au stockage de votre stand

En fonction du lieu de l’événement, vous serez peut-être amené à prendre des dispositions pour que vos produits soient expédiés à l’étranger. Dans certains pays, les procédures douanières peuvent être compliquées. Vous aurez besoin de l’aide d’un agent local pour assurer le transports de vos produits jusqu’au lieu de l’événement.

Il pourrait y avoir des frais supplémentaires ainsi qu’une taxe à l’import / export à payer. Les organisateurs de l’événement ont des équipes à votre disposition pour vous accompagner dans ces démarches.

Si vous avez un stand d’exposition réutilisable, vous devrez anticiper le transport et le stockage de ce dernier avec votre standiste.

Signalétique

La signalétique de votre stand d’exposition doit être claire et impactante pour les visiteurs. Ils doivent comprendre vos messages en un clin d’œil sur votre stand. Votre signalétique doit être à l’image de votre entreprise et la représenter. Tâchez de garder la même charte graphique que les supports de communication de la société.

Pensez à la manière dont vous allez organiser votre signalétique sur les différentes cloisons de votre stand. Si ces dernières sont modulaires (stand pré-équipé), veillez à ne pas les endommager. L’organisateur pourra se retourner contre vous si vous ne restituez pas votre stand dans l’état dans lequel vous l’avez trouvé.

Un standiste pourra vous aider à habiller de manière percutante et efficace votre stand. Il veillera également à se conformer aux règles de sécurité et de sûreté lors de la mise en place des différents éléments de signalétique sur votre stand.

Si vous exposez en extérieur, assurez-vous que votre signalétique soit adaptée aux conditions climatiques.

Les visiteurs doivent voir clairement votre signalétique et comprendre votre message en quelques secondes. Si ce n’est pas le cas, vous avez peu de chance que ces derniers se rendent sur votre stand. N’hésitez pas à faire appel à un standiste pour travailler votre signalétique. Il pourra vous accompagner dans la réalisation d’une signalétique efficace.

Décoration florale

Il est possible de commander tout type de décoration florale sur un stand d’exposition:  plantes artificielles en pot, plantes vivantes, arbres, etc. Toutes les options disponibles sont généralement listées dans l’espace exposant, avec toutefois certaines restrictions douanières sur certaines plantes.

Certains stands peuvent parfois paraître neutres ou froids. Intégrer une décoration florale permet de créer une atmosphère engageante pour les visiteurs.

Hôtes et hôtesses

Il existe des agences d’hôtes et hôtesse spécialisée dans l’événementiel. Ces prestataires sont formés pour vous aider à maximiser vos chances d’interagir avec les visiteurs. Vous pourrez briefer les hôtes et hôtesses présents sur votre stand afin qu’ils aient un rôle d’ambassadeur pour votre entreprise. Une fois le contact noué avec un visiteur, vos commerciaux peuvent prendre la main.

Considérez ces prestataires comme des vrais membres de votre équipe, ils s’impliqueront d’autant plus et seront de réels atouts.

Photographie

Si vous souhaitez utiliser des images pour faire de la promotion post-salon de votre présence ou pour vos prochains événements, faites appel à un photographe professionnel. Il saura tirer parti de l’éclairage et vous offrira un rendu de qualité.

Si vous avez des requêtes spécifiques ou certaines personnes à photographier sur votre stand, vous pourrez le briefer en amont. Renseignez-vous sur le droit à l’image avant d’utiliser les photos. En cas de doutes, contactez l’organisateur.

Nourriture et boisson

La majorité des organisateurs ne permettent pas aux exposants de faire appel à un traiteur extérieur aux traiteurs référencés dans le guide de l’exposant. Si vous avez l’intention de mettre en place une “table de cuisson” sur votre stand, des dispositions peuvent généralement être prises par l’organisateur. L’organisateur aura toujours le dernier mot, surtout si les odeurs imprègnent le hall d’exposition et impactent les autres exposants.